Sabemos que faltas e atrasos em consultas costumam ser ocorrências comuns na atividade médica. Por essa razão, constituem um desafio para a boa gestão de qualquer consultório ou clínica.
Os atrasos influem diretamente no atendimento aos demais pacientes, desorganizando a rotina de trabalho. As faltas, por sua vez, desestabilizam as previsões do orçamento planejado, com reflexos diretos e indiretos nos negócios. Não há plano de redução de custos que resista elas.
Existem muitas variáveis envolvidas nesses eventos, como problemas no trânsito ou outros imprevistos. Sobre eles, você não terá nenhuma governabilidade.
Ainda assim, existem algumas iniciativas que você pode tomar para diminuir essas incidências — e é justamente disso que trataremos neste post. Interessado? Continue lendo e conheça algumas dicas para reduzir as faltas e atrasos em dos seus pacientes.
Confirme a presença do cliente pelo telefone
A ligação para confirmar a vinda do paciente costuma ser bem recebida, de modo geral. Na maioria dos casos, funciona como um lembrete do compromisso assumido. Além disso, ela consolida o vínculo criado no agendamento e tende a induzir o paciente à presença.
Inclusive, fazer uso da tecnologia atual com esse objetivo pode ser de grande valia. No próprio momento de marcar a consulta, já se pode verificar com o paciente se ele gostaria de receber um lembrete via SMS, por exemplo, próximo à data agendada. Essa é uma iniciativa eficiente.
Institua políticas de fidelização
Como em qualquer outra relação de consumo, a sua clínica ou consultório pode implantar um programa de fidelização de pacientes. Para isso, você pode considerar como pontos a serem valorizados a presença do paciente no horário marcado ou a realização em tempo hábil dos procedimentos médicos solicitados.
Como contrapartida, esses pacientes poderão ter prioridade nos agendamentos em horários de maior conveniência, ou outra recompensa que a sua criatividade apontar. O importante é estimular a relação positiva entre a clínica e o paciente.
Gerencie previamente as consultas
Esta é uma dica especialmente recomendada para aqueles pacientes de perfil médico conhecido. Nesses casos, é possível fazer uma previsão do tempo de consulta que será consumido ou economizado no atendimento, gerenciando melhor todo o agendamento.
Considere, por exemplo, que as primeiras consultas tendem a ser mais demoradas, enquanto os retornos podem ser mais ágeis, diretos ao ponto. Cada caso tem suas particularidades, atente-se a isso para reconhecer padrões e se programar com mais eficiência.
Atenda no horário agendado
Assim como é importante para você, o cumprimento da agenda na hora marcada também faz diferença para qualquer paciente. Então, surpreenda os seus atendendo-os no horário agendado ou, pelo menos, reduzindo o seu tempo de espera.
Com isso, você reforça a relação de confiança e constrói a sua imagem baseada na pontualidade e na importância de cumprir a agenda. Sem dúvida, o tempo lhe mostrará que esse esforço vale a pena.
Atualize os cadastros periodicamente
Finalmente, a atualização cadastral dos pacientes é essencial para se manter uma comunicação eficiente, sempre que ela for necessária. Então, a cada consulta, confira os dados cadastrais do paciente atendido e verifique se houve alguma alteração.
É sempre bom, inclusive, saber dele qual é a melhor maneira de contatá-lo. Do mesmo modo, procure informar-se do horário e dos dias mais adequados para isso, no caso de alguma comunicação ser necessária.
Enfim, com estas dicas, ficará bem mais fácil trabalhar para reduzir as faltas e atrasos em consultas. Como vimos, isso é fundamental para melhorar a sua gestão e facilitar os atendimentos — tanto para você quanto para os pacientes!
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